6. Structuur

In 2023 heeft de raad van toezicht vijf keer regulier vergaderd, waarbij telkens de raad van bestuur aanwezig was: 13 maart, 15 mei, 25 september, 8 november en 18 december.

De raad van toezicht vervult haar taak op basis van door de raad van bestuur aangeleverde documenten, op basis van eigen waarnemingen in het UMCG en natuurlijk ook op basis van ontwikkelingen in de maatschappij, in het wetenschappelijk onderzoek en opleidingen en in de zorgsector. Conform het met de raad van bestuur overeengekomen informatieprotocol ontvangt de Raad van Toezicht voorafgaand aan elke vergadering een rapportage over de actuele ontwikkelingen binnen het UMCG op het gebied van patiëntenzorg, kwaliteit & veiligheid, onderzoek & onderwijs, valorisatie, personeel & organisatie, samenwerkingsverbanden, grote projecten, bedrijfsvoering en governance. Ieder individueel lid van de Raad van Toezicht heeft een eigen portefeuille waarbij de eigen expertise volledig tot haar recht kan komen. Zij voeren ook regelmatig een-op-een gesprekken met de individuele leden van de Raad van Bestuur met betrekking tot de zaken die spelen bij hun aandachtsgebieden.

De Audit Committee van de raad van toezicht heeft op 8 mei onder leiding van voorzitter mw. Bergstein vergaderd in aanwezigheid van de externe accountant KPMG. Daarbij zijn het verslag van de accountant bij de jaarrekening, de jaarrekening en het jaarverslag besproken en zijn de vragen van leden van de raad van toezicht beantwoord. De raad van toezicht heeft de jaarrekening over 2022 tijdens zijn vergadering van 15 mei 2023 goedgekeurd.

In 2023 zijn we naast de al bestaande Audit Committee gestart met twee extra raad van toezicht commissies, namelijk:

• Raad van toezicht commissie Patiëntenzorg en Onderzoek en Onderwijs & Opleidingen
• Raad van toezicht commissie HR & verandermanagement.

Deze commissies geeft ons als raad van toezicht gelegenheid om dieper op de onderwerpen in te gaan.

Zo is kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg een vast agendapunt van de commissie Patiëntenzorg. De raad van toezicht ziet dat de raad van bestuur veel aandacht heeft voor kwaliteit en veiligheid in het UMCG en dat het beleid van de raad van bestuur op gestructureerde wijze wordt geïmplementeerd.

In de commissie HR & verandermanagement worden onderwerpen gerelateerd aan het duurzaam inspirerend werkgeverschap in samenhang besproken. Denk daarbij aan onderwerpen zoals bijvoorbeeld het deltaplan personeel, inzetbaarheid en medewerkersbelevingsonderzoek.  

De raad van toezicht heeft in 2023 overleg gevoerd met de Ondernemingsraad op 19 april en 8 november. Doel van dit overleg is een gedachtewisseling over de ontwikkelingen in het UMCG vanuit het perspectief van de medewerkers.
Afgelopen jaar is vooral gesproken over Koers25, Passende Besturing, Financieel Gezond en het nieuwe medezeggenschapsmodel. Ook kwam de financiële stand van zaken van het UMCG en de digitalisering van zorg en onderzoek aan de orde.
De raad van toezicht heeft met het Conventsbestuur gesproken op 13 maart en 25 september. In deze gesprekken kwam onder meer het nieuwe besturingsmodel, financiën, duurzaamheid, onderwijs en de interne verhuizingen aan de orde.
De raad van toezicht heeft in 2023 het jaarlijkse gesprek met de Cliëntenraad, de Verpleegkundige Raad gevoerd op 19 april. Op 19 april heeft de raad van toezicht ook gesproken met de arts-assistenten vereniging.  
De raad van toezicht vindt de overleggen met de interne gremia van het UMCG bijzonder waardevol om zich te kunnen informeren over de wijze waarop ontwikkelingen in het UMCG worden ervaren door patiënten en door de beroepsgroepen.

De raad van toezicht heeft in 2023 goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de raad van bestuur:

• Jaarverslag en jaarrekening 2022;
• Meerjarenbegroting 2024-2028;
• Vaststellen (gewijzigde) Treasurystatuut

De raad van toezicht heeft de onderstaande besluiten genomen.

• WNT-klasseindeling UMCG;
• Besluit tot gunning van accountantsdiensten aan PricewaterhouseCoopers Accountant N.V. (PwC) met een initiële looptijd van vier jaar met als aanvangsjaar boekjaar 2024;
• Besluit tot nadere sturing op programma Bouw

Daarnaast vonden discussies plaats over onder andere de volgende strategische onderwerpen:

Op 22 november 2022 heeft de raad van bestuur een definitief besluit genomen over het besturingsmodel. Op 1 maart 2023 heeft dit geleid tot het opheffen van de sectoren en het instellen van de clusters en dwarsverbanden. Met de benoeming van clustervoorzitters en managing directors per 1 maart is de inrichtingsfase gestart. Vervolgens hebben alle clusters en dwarsverbanden in juni inrichtingsplannen voor hun onderdelen ingediend. Op basis van deze inrichtingsplannen zijn de clusterbesturen en beraden ingericht, de portefeuillehouders benoemd en de portefeuillehoudersoverleggen van de dwarsverbanden gestart. De medezeggenschapsorganen hebben positief over deze plannen geadviseerd, waarna de Raad van Bestuur op 19 september een definitief besluit genomen heeft over deze stap in de reorganisatie.

Parallel aan het anders organiseren van het UMCG, staat samenwerking centraal en is er veel aandacht voor het leiderschapsprogramma. 

Vanuit Integraal Capaciteits Management werd gestuurd op het realiseren van de afspraken met patiënten en zorgverzekeraars. De raad van toezicht werd over het proces en resultaten goed geïnformeerd tijdens de reguliere overleggen.

Eind 2023 is er weer een MBO uitgezet. De raad van toezicht vindt het van groot belang om jaarlijks dan wel continu te monitoren hoe de medewerker beleving is en hoewel zij graag het responspercentage nog hoger ziet gaan is zij verheugd met de bijna verdubbeling van het responspercentage ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit om zo elk jaar een goed beeld te kunnen vormen van de medewerkersbeleving en de raad van bestuur op basis van het MBO bij kan sturen om zo als UMCG een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. De uitkomsten van het MBO zijn begin 2024 met de raad van toezicht gedeeld. 

Minister Kuipers (Volksgezondheid, Welzijn en Sport) heeft op 13 april 2023 het definitieve besluit bekend gemaakt om operaties bij kinderen met een aangeboren hartafwijking te concentreren in het Erasmus MC en het UMC Groningen. De UMC's van Leiden, Utrecht en Amsterdam hebben bezwaar gemaakt tegen het verliezen van de kinderhartchirurgie in hun centrum. Deze bodemprocedure vond op donderdag 30 november 2023 plaats bij de rechtbank in Utrecht. In 2024 volgde de uitspraak dat het besluit wordt teruggedraaid.

De raad van toezicht heeft begin 2023 besloten om het programma Bouw vanwege de financiële effecten van het programma Bouw op de meerjarenbegroting (tot 2028) maar ook met name in de jaren daarna (2029 en verder) toe te voegen aan de top van strategische risico’s.

De raad van toezicht is trots dat het Programma door middel van het masterplan nu echt uit de startblokken komt. Omdat het risico bestaat dat de groeiende kapitaallasten van het programma Bouw de benodigde incidentele en structurele innovaties in de weg gaat staan volgt de raad van toezicht dit programma nauwgezet. 
De raad van toezicht wordt periodiek geïnformeerd in het Auditcommittee over de ontwikkelingen in het bouwprogramma. Daarnaast heeft de raad van toezicht besloten dat besluiten in het kader van het programma Bouw die meer dan € 20 mln. voorafgaand aan investering ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van toezicht.  

In zowel het Auditcommittee als de raad van toezicht vergadering is aandacht besteedt aan de ontwikkelingen in de IT portefeuille en is gesproken over maatregelen en investeringen inzake IT security. 

De resultaten van de diverse deelnemingen van het UMCG worden tweemaal per jaar besproken. 

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het benoemen, beoordelen en belonen van de leden van de raad van bestuur. In 2023 zijn, zoals gebruikelijk, met alle bestuurders jaargesprekken gevoerd. Per 1 februari 2023 hebben we dhr. Niessen benoemd als lid raad van bestuur en decaan en per 1 september 2023 hebben we mw. Snijders benoemd als lid raad van bestuur. 

In onderstaande overzicht is het rooster van aftreden van de raad van toezicht te vinden.

Veel onderwerpen die in 2023 aan de orde waren, zullen ook in 2024 op de agenda van het UMCG en daarmee ook op de agenda van de raad van toezicht staan, waaronder: voortdurende aandacht voor kwaliteit en veiligheid, het belang en de waarde van voldoende medewerkers die gemotiveerd en met plezier naar hun werk gaan, de implementatie van Koers25, de voortgang in de nieuwe onderzoeksstrategie, de impact van het veranderende zorglandschap en het behoud van de financiële gezondheid van het UMCG, het Masterplan Bouw en de ontwikkelingen op het gebied van AI en digitalisering.

De raad van toezicht dankt hierbij alle medewerkers van het UMCG voor hun inzet en voor de resultaten die in het afgelopen jaar zijn behaald. Hiervoor is grote waardering van de raad van toezicht.

De raad van toezicht kijkt dan ook uit naar een nieuw jaar van samenwerking met iedereen in het UMCG, in het bijzonder met de leden van de raad van bestuur. In het UMCG zal ook in 2024 een bijdrage worden geleverd aan de kerntaken patiëntenzorg, onderwijs & opleiden en onderzoek en daarmee aan de gezondheidszorg en de gezondheid in het Noorden van Nederland en daarbuiten.