3.1 Epic4all
In augustus 2023 is het project Epic4all gestart met als doel: ‘de functionaliteiten afsprakenplanning, tijdregistratie, DBC-registratie en facturatie voor Centrum voor Revalidatie (CvR) Beatrixoord over te hevelen van Ecaris naar Epic.’ Aanleiding was het feit dat Ecaris end-of-life is. Besloten is volgens het UMCG-beleid ‘Epic, tenzij…’ , met Epic in gesprek te gaan om deze functionaliteiten in Epic onder te brengen.
Voorafgaand aan de formele start van het project, zijn twee projecten geïnitieerd om de effectiviteit van de implementatie van Epic te vergroten. Project ‘Eenvoud in Complexe Zorg’ (EICZ) is opgestart om werkprocessen te vereenvoudigen en zodanig in te richten dat het te verenigen is met de Epic inrichting. In het tweede project is binnen Beatrixoord in kaart gebracht welke zorg geleverd wordt en in welke trajecten die zorg wordt aangeboden. Zodoende kon bij aanvang van dit project direct gestart worden met het analyseren en uitbouwen van deze trajecten in ordersets. Beide projecten hebben positief bijgedragen aan een effectieve implementatie van Epic.
De start van dit project was op 31 augustus 2023. Gedurende 16 maanden zijn analyses en EPD-bouwwerkzaamheden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat binnen CvR Beatrixoord de afsprakenplanning, tijdregistratie, DBC-registratie en facturatie kunnen plaatsvinden binnen Epic. Met vier projectteams, elk met een van de functionaliteiten als aandachtsgebied, is de uitwerking opgepakt. In een latere fase zijn de projectteams Implementatie Ondersteuning en Rapporten toegevoegd. Gedurende de gehele looptijd zijn er geen formele afwijkingen geconstateerd waarop interventie van Stuurgroep nodig was. Het project is geheel volgens planning verlopen en binnen budget afgerond.
Na de training en e-learning van medewerkers in de maanden oktober en november, kende het project op zaterdag 30 november een ‘soft’ go-live. Voor het team Planning werd het systeem opengesteld, zodat zij de planningsafspraken voor de periode na 9 december in konden voeren. Op 9 december was de go-live voor geheel Beatrixoord. Een team van experts was op locatie aanwezig om te ondersteunen bij vragen van medewerkers en het oplossen van onvoorziene issues die na implementatie naar boven kwamen. We kijken met trots terug op de uitvoering en uitwerking van het project Epic4all. Er zijn geen issues geweest die niet snel opgelost konden worden of die geleid hebben tot het niet juist uitnodigen van patiënten of vastleggen van verleende behandelingen. Geconstateerd wordt dat de gekozen projectstructuur vruchten heeft afgeworpen. De teamsamenstelling en verdeling van verantwoordelijkheden is juist gebleken.
EPIC verbeterproject locatie Groningen
Han Datema, fysiotherapeut
Han is in 2024 betrokken bij een verbeterproject ‘werkprocessen in Epic’. Han: ‘Na de introductie van Epic in het ziekenhuis zijn we met de opgezette structuur gaan werken. Toch merk je na verloop van tijd dat sommige werkprocessen niet handig zijn. Collega's uit mijn team en collega's van IM-Zorg zijn een project gestart met als doel het werken met Epic nog eenvoudiger te maken. Ik ben bij dit project aangesloten.
We hebben wensen (en ergernissen) opgehaald bij collega's, onderzocht hoe andere ziekenhuizen Epic gebruiken en gekeken welke aanpassingen binnen het systeem mogelijk zijn. We hebben ons specifiek gericht op het ontwikkelen van een efficiënter werkproces, waarbij we o.a. notities makkelijker kunnen raadplegen, discrete data eenvoudiger kunnen vastleggen en toevoegen aan onze eigen notities. Resultaat? Er is een mooie toepassing ontwikkeld. Via de knop ‘snapshot’ krijgen we nu snel notities en uitslagen van verschillende behandelaren, artsen en onderzoeken in beeld. 1x klikken in plaats van het hele dossier te openen en doorzoeken. Een hele vooruitgang omdat het werken met Epic nu sneller en makkelijker gaat. Met de introductie van ‘clickables’ is het gebruik en het vastleggen van discrete data van klinimetrie eenvoudig geworden.
Ik vind het mooi te zien dat collega's veelvuldig gebruik maken van de nieuwe toepassingen. Na een aantal instructiemomenten en oefenen met praktijkvoorbeelden zijn de nieuwe werkprocessen snel geadopteerd. We blijven met het afdelingsteam en superusers actief om Epic te verbeteren.’
3.3 Zitvoorziening voor patiënten met een complexe zitvraag
Annemiek Vogelzang, ergotherapeut CvR locatie Groningen
Annemiek: ‘Het afgelopen jaar heb ik gewerkt aan het project ‘zitvoorziening voor patiënten met een complexe zitvraag’. Denk aan rolstoelen die ingezet worden bij patiënten die niet zelfstandig rechtop kunnen zitten. Het is voor het herstel van de patiënt belangrijk dat hij zo snel mogelijk het bed uit komt. Soms kan dit alleen met hulp van een rolstoel omdat de rolstoel instelmogelijkheden heeft en aangepast kan worden aan de lichaamsmaten van de patiënt. En dan is het heel vervelend als er geen (aanpasbare) rolstoel beschikbaar is.’
Annemiek heeft samen met collega's van de medische hulpmiddelen de bestaande voorraad rolstoelen geïnventariseerd. Rolstoelen die niet meer aan de vereisten voldeden zijn afgevoerd. Tijdens de inventarisatie bleek dat het beheer van de rolstoelen bij verschillende partijen was belegd. Dit werkte niet goed en daarom is besloten het beheer van alle ‘zitvoorzieningen’ centraal te beleggen bij het centrum medische hulpmiddelen. Ook zijn er afspraken gemaakt over wie een speciale rolstoel aan kan vragen en hoe deze stoel dan bij de patiënt op de kamer komt. Met de afspraak dat alleen ergotherapeuten een speciale rolstoel kunnen reserveren is het proces veel duidelijker geworden.
Omdat er niet voldoende rolstoelen beschikbaar waren voor de patiënten, zijn er extra rolstoelen besteld. De investering in 30 rolstoelen is deels door het CvR en deels uit budgetten voor algemene hulpmiddelen betaald. Annemiek: ‘Het is heel fijn te constateren dat patiënten nu niet meer hoeven te wachten tot een rolstoel vrij is. Het draagt bij aan snellere revalidatie en geeft patiënten meer vrijheid om tijdens hun verblijf in het ziekenhuis een mate van zelfstandigheid te herwinnen.’
Wensen zijn er ook. Voor kinderrevalidatie en obesitaspatiënten is het wenselijk het assortiment rolstoelen uit te breiden.