9. Verslag van raad van toezicht

De leden van de raad van toezicht hebben ook in 2024 met veel waardering toegezien op het functioneren van het UMCG. We zijn onder de indruk van de gedrevenheid en professionaliteit waarmee medewerkers gezamenlijk bijdragen aan de missie van het UMCG: uitstekende complexe zorg, hoogwaardig onderwijs en onderzoek, slimme innovaties, in samenwerking met partners in de regio, in Nederland en daarbuiten. Ondertussen wordt gewerkt aan een toekomstgerichte campus en een umc waar mensen graag willen werken.  
We zijn verheugd dat de raad van bestuur op volle sterkte aan de slag is met de ambities van het UMCG. Als raad van toezicht hebben we een open contact met het bestuur waarin ruimte is voor discussie, kritische vragen en advisering. Om onze toezichthoudende taken goed te kunnen uitoefenen, is daarnaast het contact met de gremia en geledingen van groot belang. We danken hen voor de constructieve gesprekken. Ook de werkbezoeken hebben ons geïnspireerd en ‘Samen Beter UMCG’ in de praktijk laten zien.

Andrée van Es nam eind mei afscheid als voorzitter van de raad van toezicht van het UMCG. Bijna tien jaar heeft ze het voorzitterschap vervuld. Dat deed ze met grote toewijding en deskundigheid, en met zorg voor mensen. Wij zijn Andrée zeer erkentelijk voor haar inzet en betrokkenheid.

Het is te danken aan de even indrukwekkende inzet van zovele UMCG’ers, dat ons umc de toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien.  

Geert ten Dam, voorzitter 
Karin Bergstein 
Harry Brouwer 
Hans Romijn 

In 2024 heeft de raad van toezicht vijf keer regulier vergaderd, waarbij telkens de raad van bestuur aanwezig was: 6 maart, 24 mei, 4 oktober, 12 november en 18 december.  
De raad van toezicht vervult haar taak met door de raad van bestuur aangeleverde documenten, eigen waarnemingen in het UMCG en natuurlijk ook de ontwikkelingen in de maatschappij, het wetenschappelijk onderzoek en opleidingen, en in de zorgsector. Conform het met de raad van bestuur overeengekomen informatieprotocol ontvangt de raad van toezicht voorafgaand aan elke vergadering een rapportage over de actuele ontwikkelingen binnen het UMCG op het gebied van patiëntenzorg, kwaliteit & veiligheid, onderzoek & onderwijs, valorisatie, personeel & organisatie, samenwerkingsverbanden, grote projecten, bedrijfsvoering en governance. De raad van toezicht is gezamenlijk verantwoordelijk voor de te nemen besluiten en voor de invulling van de werkgeversrol. Daarnaast wordt er gewerkt met commissies en heeft ieder individueel lid een portefeuille aansluitend bij de eigen expertise. De leden voeren regelmatig een-op-een gesprekken met de individuele leden van de raad van bestuur en met stafdirecteuren over zaken die spelen binnen hun aandachtsgebieden. Om goed op de hoogte te blijven van het UMCG, bezoekt de raad van toezicht ook periodiek de clusters van het UMCG. Deze bezoeken worden na een vergadering van de raad van toezicht gepland. Op deze manier is de raad van toezicht in verbinding met de organisatie en met de medewerkers. Het zijn leerzame en waardevolle bezoeken.

In het afgelopen jaar is over de volgende strategische onderwerpen gesproken in de vergaderingen van de raad van toezicht met de raad van bestuur:

De raad van toezicht is geïnformeerd over de aanpak voor Koers30. Koers25, en de daarbinnen ontwikkelde programma’s en strategieën, biedt een sterke basis voor Koers30. Het proces zal dan ook niet gericht zijn op het vormgeven van een geheel nieuwe strategie. Het proces zal zich daarentegen focussen op de doorontwikkeling van Koers25. Daarbij wordt nadrukkelijk gezocht naar integraliteit en samenhang tussen de verschillende strategische thema’s en wordt zeker gesteld dat het UMCG klaar is voor de toekomst van 2030. De raad van toezicht heeft zich er tevens van vergewist dat de organisatie en de omgeving goed betrokken worden.

De raad van toezicht heeft gesproken over de nieuwe ambities op het gebied van duurzaamheid. Meer inzet op duurzaamheid is nodig voor een circulair en klimaatneutraal UMCG. Onze zorg, maar ook het onderzoek, onderwijs en de opleidingen, worden zo ingericht dat een bijdrage wordt geleverd aan een leefbare wereld. Voor een duurzame toekomst is het noodzakelijk om te versnellen als UMCG zelf, maar ook om een inspirator te zijn voor de zorg in het Noorden.

Eind 2024 is er weer een medewerkersbelevingsonderzoek (MBO) uitgezet. De raad van toezicht vindt het van groot belang dat jaarlijks wordt gemonitord hoe de medewerkersbeleving zich ontwikkelt. Voor de raad van bestuur is dit één van de instrumenten om een beeld te krijgen van het welbevinden van medewerkers en hun perceptie van het werkklimaat. Op basis hiervan kan beter worden gestuurd op de aantrekkelijkheid van het UMCG als werkgever. De uitkomsten van het MBO worden begin 2025 met de raad van toezicht gedeeld. In de raad van toezicht is ook gesproken over het beleid ten aanzien van nevenwerkzaamheden.

Het UMCG gaat samenwerken met de umc's in Amsterdam, Utrecht en Leiden op het gebied van kinderhartchirurgie. De raad van toezicht ziet dit als een belangrijke stap in het verbeteren van de zorg voor de patiënten. Bovendien is de samenwerking bij kinderhartchirurgie een goed voorbeeld voor de organisatie van de behandelingen van andere complexe, zeldzame aandoeningen in Nederland.

De raad van toezicht heeft veel waardering voor het bouwprogramma. De eerste projecten zijn inmiddels gerealiseerd, waaronder het nieuwe Universitair Centrum Psychiatrie en de nieuwe afdeling Spoedeisende Hulp. Om te voorkomen dat de groeiende kapitaallasten van het programma Bouw de benodigde incidentele en structurele innovaties in de weg gaat staan, volgt de raad van toezicht dit programma nauwgezet. Op de agenda stond de fasering van het programma, de investeringen (incl. indexering) en benodigde goedkeuringen. Zo is onder meer gesproken over de kaders voor verhoging van het budget voor de tijdelijke operatiecentra om de verbouwingen van het operatiecentrum van de eerste en derde verdieping gefaseerd mogelijk te maken. Voorafgaande aan de start van fase 3 zal de scope van het bouwprogramma opnieuw bezien worden op basis van de dan bestaande capaciteitsbehoefte en financierbaarheid.

De raad van toezicht is afgelopen jaar geïnformeerd over de ontwikkeling van een nieuw financieel model. De ontwikkelingen die met Koers25 zijn ingezet, passende besturing en strategische ambities, geven aanleiding om meer integraal te sturen over de kerntaken én vragen om een financieel model dat wendbaar is om de middelen zo in te zetten dat de doelstellingen behaald worden. In de raad van toezicht is vooral gesproken over de gekozen aanpak om tot een nieuw model te komen.

In de vergaderingen van de raad van toezicht is aandacht besteed aan de ontwikkelingen in de IT-portefeuille en de maatregelen en investeringen inzake IT-security. In het bijzonder is stil gestaan bij de nieuwe i-Strategie. De relatie met het bouwprogramma is tevens in ogenschouw genomen.

De resultaten van de diverse deelnemingen van het UMCG worden tweemaal per jaar besproken. Er is bijzondere aandacht voor de (financiële) positie van het Ommelander Ziekenhuis (OZG).

De raad van toezicht heeft in 2024 goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de raad van bestuur:

• Jaarverslag en jaarrekening 2023
• Meerjarenbegroting 2025-2029
• Verhoging budget tijdelijke operatiecentra (programma UB35)
• Bouwindexatie op basis van de DBD-index (programma UB35)
• Auditcharter

De raad van toezicht heeft onderstaande besluiten genomen:  

• WNT-klasseindeling UMCG
• Beleid onkosten raad van bestuur
• Procedure voor onkosten (cursussen, opleidingen, congressen) raad van toezicht 

Na afsluiting van de jaarrekening 2023 heeft PwC het stokje overgenomen van KPMG. We danken KPMG voor de samenwerking in de afgelopen jaren.

De raad van Toezicht werkt met drie commissies:

• Audit (voorzitter mw. Bergstein)
• Patiëntenzorg en Onderzoek en Onderwijs & Opleidingen (voorzitter dhr. Romijn)
• HR & verandermanagement (voorzitter dhr. Brouwer)

Het werken met commissies geeft de raad van toezicht gelegenheid om diepgaander op onderwerpen in te gaan en eventuele besluitvorming in de raad zorgvuldig voor te bereiden. Individuele leden van de raad van bestuur wonen de commissievergaderingen bij, evenals relevante stafdirecteuren/-leden, managing directors en prodecanen (onderwijs en onderzoek).

In de auditcommissie zijn het verslag van de accountant bij de jaarrekening, de jaarrekening zelf en het jaarverslag 2023 besproken en zijn de vragen van leden van de raad van toezicht beantwoord.

Zoals hierboven vermeld, bespreekt de auditcommissie een aantal onderwerpen in meer detail en rapporteert hierover aan de raad van toezicht:

• Ieder kwartaal aandacht voor de performance (financieel en niet-financiële onderwerpen zoals capaciteitsmanagement en ziekteverzuim).
• Ieder kwartaal aandacht voor de voortgang van UB35.
• Tweemaal per jaar wordt de vergadering verlengd om in aanwezigheid van de IT-directeur en raad van bestuur verantwoordelijke voor IT te spreken over de i-Strategie en IT-security.
• De performance van alle deelnemingen wordt op kwartaalbasis gevolgd en eenmaal per jaar met diepgang besproken.
• Iedere vergadering is er aandacht voor de bevindingen van de IAD en de opvolging van openstaande audit punten (KPMG en IAD).

Specifieke onderwerpen in 2024 waren:

• De plannen ten aanzien van de rendementsverbetering O&O.
• Het nieuwe financieel model waarmee in 2025 schaduw gedraaid zal worden.

De commissie is viermaal bijeengeweest. Op het terrein van de patiëntenzorg is kwaliteit en veiligheid een vast agendapunt van deze commissie. Binnen de raad van bestuur is veel aandacht voor kwaliteit en veiligheid in het UMCG en de implementatie van beleid hierover. Agendapunten waren voorts:

• De conclusies van de IGJ-bezoeken.
• De implicaties van het IZA (Integrale Zorg Akkoord) voor het UMCG en de omliggende ziekenhuizen.
• De initiatieven vanuit de raad van bestuur voor de verdere ontwikkeling van de dossiervoering met AI en de zorgviewer.
• De verdere ontwikkeling van het dwarsverband Patiëntenzorg.

 In de commissie worden tevens ontwikkelingen op het gebied van onderwijs en onderzoek besproken. In het verslagjaar is met name gesproken over:

• De ontwikkelingen van de dwarsverbanden Onderwijs & Opleiden en van Onderzoek.
• De noodzakelijke structurele besparingen binnen het domein O&O, incl. de prioritering van de verschillende thema’s en het plan van aanpak.

Doel van deze commissie is zeker te stellen dat het UMCG een duurzaam inspirerend werkgever is en blijft, en dat de daarvoor benodigde veranderingen doorgevoerd worden. Belangrijke agendapunten waren:

• De verdere ontwikkeling en communicatie binnen het UMCG van Koers25 en de ontwikkeling en richting van Koers30.
• De realisatie van het UMCG als (toekomstige) ‘place to be’ voor werknemers en de prioriteiten rondom duurzaam inspirerend werkgeverschap: medewerkersbeleving, inzetbaarheid medewerkers en uitstroom en aansluiting nieuwe medewerkers.
• Het leiderschapsprogramma gericht op het laten landen van de genoemde thema’s in de gehele organisatie.

De raad van toezicht heeft in 2024 overleg gevoerd met de ondernemingsraad op 17 april en 12 november. Doel van dit overleg is een gedachtewisseling over de ontwikkelingen in het UMCG vanuit het perspectief van de medewerkers. Afgelopen jaar is vooral gesproken over passende besturing, werkdruk en het bouwprogramma UB35. Ook kwam de i-Strategie aan de orde.

De raad van toezicht heeft met het conventsbestuur gesproken op 6 maart en 4 oktober. In deze gesprekken kwam onder meer de positie van het stafconvent in het nieuwe besturingsmodel aan de orde, het bouwprogramma, de i-Strategie, het Nieuw Financieel Model en het strategisch Plan Innovatie Ecosysteem UMCG.

De raad van toezicht heeft op 19 april 2024 het gesprek gevoerd met de cliëntenraad. Onder meer is gesproken over het bindend voordrachtsrecht van de cliëntenraad voor een lid van de raad van toezicht. Hierover is overeenstemming bereikt. Op 19 april is ook overleg gevoerd met de Verpleegkundige Raad en er is gesproken met de arts-assistentenvereniging. Ten slotte is op 18 december een gesprek gevoerd met de O&O-raad over de vernieuwingen binnen het bachelor programma Geneeskunde.

De raad van toezicht vindt de overleggen met de interne gremia van het UMCG bijzonder waardevol om zich te kunnen informeren over de wijze waarop ontwikkelingen in het UMCG worden ervaren door patiënten en beroepsgroepen.

De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het benoemen, beoordelen en belonen van de leden van de raad van bestuur. In 2024 zijn, zoals gebruikelijk, met alle bestuurders jaargesprekken gevoerd. Tevens is de heer Van der Zee, na raadpleging van de gremia en met een unaniem positief advies, herbenoemd als voorzitter van de raad van bestuur.

Op 1 juni heeft mw. Van Es afscheid genomen als voorzitter en heeft mw. Ten Dam haar functie overgenomen. Wegens het vertrek van dhr. Van Bommel is de procedure voor een nieuw lid van de raad van toezicht gestart. De profielschets is voorgelegd aan de gremia. De beoogde kandidaat is voorgedragen aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. In onderstaand overzicht is het rooster van aftreden van de raad van toezicht te vinden.

Veel onderwerpen die in 2024 aan de orde waren, zullen ook in 2025 op de agenda van het UMCG en daarmee op de agenda van de raad van toezicht staan, waaronder: voortdurende aandacht voor kwaliteit en veiligheid, het belang en de waarde van voldoende medewerkers die gemotiveerd en met plezier naar hun werk gaan, de ontwikkeling van Koers30, de impact van het veranderende zorglandschap en het behoud van de financiële gezondheid van het UMCG, het Masterplan Bouw en de ontwikkelingen op het gebied van AI en digitalisering. 
De raad van toezicht heeft op 27 november een zelfevaluatie gedaan (conform governance code Zorg). Actiepunten die voortvloeien uit deze zelfevaluatie betreffen onder meer het opstellen van een jaaragenda voor zowel de raad van toezicht-vergaderingen als de commissievergaderingen, en het jaarlijks in de raad van toezichtvergadering aandacht besteden aan (potentieel) toptalent in het UMCG. 

De raad van toezicht dankt hierbij alle medewerkers van het UMCG voor hun inzet en voor de resultaten die in het afgelopen jaar zijn behaald. Hiervoor is grote waardering van de raad van toezicht. De raad van toezicht kijkt dan ook uit naar een nieuw jaar van samenwerking met iedereen in het UMCG, in het bijzonder met de leden van de raad van bestuur. Ook in 2025 zal het UMCG vanuit de kerntaken patiëntenzorg, onderwijs & opleiden en onderzoek ongetwijfeld een voorhoedespeler blijven binnen de gezondheidszorg en samen met de partners in de regio bijdragen aan de gezondheid in het Noorden van Nederland.